Preparar un stand para evento, en Guadalajara o en otra ciudad, siempre representará una inversión importante, aun si la expo en la que quieres participar es pequeña. Para ayudarte a mantener tu presupuesto bajo control, el equipo de Showtime se reunió para presentarte los siguientes tips:
Haz un breakdown de tus costos
Lo primero que debes hacer para que tu presupuesto no se salga de control es determinar cuánto dinero se va a ir y a qué. Algunos de los aspectos fundamentales que debes considerar son:
- Renta de piso y contenido del stand.
- Staff, viáticos, hospedaje.
- Servicios como electricidad o internet.
- Mudanza, transporte de equipo, construcción.
- Marketing, regalos promocionales.
Tu lista puede variar si, por ejemplo, incluyes tecnología de realidad virtual o un diseño de stand personalizado, pero en general recomendamos que la mayoría de tu presupuesto (al menos 51%) se vaya al primer apartado (renta de espacio y contenido del stand) y que baje subsecuentemente.
Solicita cotizaciones para determinar el total de tu presupuesto
Si esta es tu primera vez como exhibidor o en tu empresa no tienen expos con frecuencia, es importante que hagas todas las preguntas y cotizaciones que puedas para tener un estimado acertado de tu proyecto.
Considera los tiempos de montaje y desmontaje
Evita excederte del tiempo acordado para el montaje y desmontaje de tu stand en la expo, ya que puedes incurrir en multas o costos adicionales. Cerciórate de que tu equipo de construcción conozca bien el armado, almacenaje y transporte de tu stand y todos sus elementos.
Promueve tu stand a través de redes sociales y otras herramientas gratuitas
Una de las grandes ventajas de los medios digitales es que son herramientas gratuitas o muy baratas que puedes utilizar para crear expectativa de tu stand. Puedes intercambiar favores digitales con el organizador del evento, por ejemplo, para escribir un artículo u ofrecer algún incentivo relacionado a tu marca a cambio de que promuevan tu espacio en el evento.
Renta stands o equipo
Si no tienes planeado participar en muchos eventos en el año, o bien estás visitando otra ciudad, considera rentar equipo y stands de proveedores locales. Esto no sólo reduce los costos de producción, sino que te ayuda a ahorrar dinero en almacenamiento y transporte.
Deshazte de impresos
Si estás corto de presupuesto, evita inflar tus gastos con brochures o flyers. Si bien se tratan de herramientas efectivas para que tus visitantes se lleven algo para recordarte, la mayoría terminará eventualmente en el basurero. Mejor utiliza esos recursos en un sitio web o landing page que contenga la información que quieres comunicar y que puedan encontrar en tu stand a través de un código QR.
Aprovecha los precios bajos por comprar por anticipado
No pierdas de vista cualquier oportunidad que tengas para reducir costos. Por ejemplo, si vas a montar tu stand fuera de la ciudad, compra boletos de avión y hotel con anticipación para que aproveches precios más bajos.