Para bien o para mal, el coronavirus ha normalizado el trabajo en casa y aunque muchos aún esperamos el momento en que podamos recuperar algo de nuestro estilo de vida de antes de la pandemia, lo cierto es que no podemos detenernos y debemos seguir produciendo y generando ingresos en este nuevo contexto.
Así, las juntas o reuniones remotas se han vuelto esenciales para continuar trabajando, y si tú o tu equipo nunca tuvo experiencia con ellas, hoy en Showtime queremos compartirte los errores que no debes cometer si quieres que tu junta sea exitosa.
No hacer lo que harías en una junta tradicional
Las juntas en línea no son diferentes a las juntas en persona cuando se trata de su propósito o función, así que debes seguir lo lineamientos clave para lograr una junta exitosa. Hablamos de:
- Tener un propósito claro para la junta
- Poner a los participantes en el correcto marco mental
- Crear las condiciones para que todos estén atentos e interesados
- Facilitar y motivar la participación de todos
Una junta en línea que siga todos estos preceptos no sólo será más efectiva, sino también más rápida y clara.
Usar sólo audio en lugar de audio y video
Todos tenemos mil cosas qué hacer, y uno de los peligros de tener juntas en línea sin video, es que los participantes estén más propensos a realizar otros pendientes al mismo tiempo que es la junta. Invitar a todos a utilizar sus cámaras ayuda a que estén más enfocados en los propósitos de la junta, ya que todo mundo está visible.
No organizar adecuadamente los temas a tratar
Es necesario ser estratégico con los temas a tratar durante una reunión. El mal manejo o distribución de temas puede causar caos durante la junta. Por ejemplo, si hay algún tema incómodo o rumores, es mejor abordarlos desde el inicio, para evitar que la gente se distraiga; si tienes un tema que pueda generar un intenso debate, arrójalo a la parte media de la reunión, cuando tus participantes ya estén aclimatados a la junta, pero todavía con energía para discutir.
No crear equipos dentro de la junta
Si tu junta es grande y requiere varios procesos, es importante crear equipos más pequeños que puedan dar solución a diferentes necesidades. Muchas aplicaciones, incluidas Zoom y Google Hangouts, ofrecen breakouts, que permite dividir equipos y otorgar tiempos para crear juntas pequeñas dentro de la junta más grande. Sólo cerciórate de que cada equipo tenga claro lo que debe lograr y que se enfoque en progreso, no en entregar un producto final y perfecto.
Saca el mayor provecho de tu junta en línea
Las juntas virtuales pueden ser de mucho provecho para tu empresa y tu equipo, pero debes ser inteligente al ejecutarlas. Si pones atención a las necesidades no sólo de tu empresa, sino también de tu equipo y lo que requiere para ser más productivo, obtendrás mejores resultados.